Anforderungen an ERP-Systeme im Maschinen- und Anlagenbau

Die Anforderungen an das ERP-System sind im Maschinen- und Anlagenbau besonders hoch. (Foto: Pixabay)

Wie sie effektiver arbeiten

Schnelle Reaktionszeiten, ein ausgezeichneter Kundenservice sowie kurze Entscheidungswege gehören zu den wesentlichen Wettbewerbsfaktoren für mittelständische Unternehmen. Um hier das Optimum zu erreichen, nehmen ERP-Systeme eine Schlüsselrolle ein. Sie bilden das Herzstück in modernen Fertigungsunternehmen und unterstützen diese bei allen Geschäftsprozessen. Mit ihnen lassen sich nicht nur alle technischen und betriebswirtschaftlichen Kennzahlen abbilden und sämtliche interne Prozesse steuern. Darüber hinaus steigern sie auch nachweislich die Effektivität und reduzieren zudem die Kosten. Doch was müssen die Systeme im Maschinen- und Anlagenbau genau bieten?

Vielschichtiges ERP-System nötig

Die Digitalisierung sowie der zunehmende Kosten- und Wettbewerbsdruck stellen viele Unternehmen vor riesige Herausforderungen. Sie beeinflussen nicht nur die Fertigung, sondern sämtliche Geschäftsprozesse maßgeblich. Insbesondere im Maschinen- und Anlagenbau müssen Prozesse immer wieder kunden- beziehungsweise projektspezifisch angepasst werden. Früher waren dafür aufwendige Schnittstellen zu anderen Systemen nötig.

Heute greifen durch den Einsatz von ERP-Systemen sämtliche Prozesse ineinander und alle Abteilungen können mit einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten. Dabei verlangen die hohen Anforderungen der Branche ein besonders vielschichtiges ERP-System. Den zentralen Knotenpunkt bildet dabei ein entsprechendes Projektmanagement-Tool, um komplexe Projekte zuverlässig zu planen und zu steuern. Ziel ist es, dem Kunden schnellstmöglich eine kostengünstige, qualitätsoptimierte und individuelle Lösung anzubieten, die intern im Wesentlichen „aus der Schublade gezogen“ wird.

Vernetzung aller Geschäftsbereich

Insbesondere im Maschinen- und Fahrzeugbau besteht die Mehrzahl der Produkte aus verschiedenen Bauteilen, die nach einem festgelegten Schema zusammengefügt werden müssen. Daher muss ein ERP-System die Produktion mit der Beschaffung und dem Vertrieb vernetzen. Damit wird es möglich, schnell und übersichtlich komplexe Angebote und Aufträge sowie Kalkulationen zu erstellen. Das ist speziell vor dem Hintergrund von Varianten- oder Sonderanfertigungen hilfreich. So kann das System Adressen, Ansprechpartner, Notizen, Wiedervorlagen sowie Besuchsberichte verwalten und führt eine Kundenhistorie. Der Vertrieb kann zu jeder Zeit auf die Daten zugreifen und ist somit laufend über den aktuellen Status informiert.

Auch bei der Kostenkalkulation spielt das ERP-System eine wichtige Rolle. Mit der Integration von Rechnungswesen und Controlling wird sichergestellt, dass den budgetierten Projektposten die tatsächlich anfallenden Kosten genau in dem Moment gegenübergestellt werden, in dem sie entstehen – etwa, wenn man in der Finanzbuchhaltung eine Lieferantenrechnung erfasst. Die Software liefert relevante Daten zur Leistungsüberprüfung und unterstützt so den wirtschaftlichen Erfolg des Unternehmens.

Flexibilität ist entscheidend

Neben der Leistungsfähigkeit des ERP-Systems ist vor allem die Flexibilität entscheidend. Ein modularer Aufbau ermöglicht hier die schrittweise Digitalisierung. Im Idealfall sollte die Lösung im Einklang mit dem Unternehmen wachsen. Einzelne Module müssen daher sowohl autonom als auch kombiniert einsetzbar sein. Nur so kann das ERP-System fortwährend an künftige Unternehmensaktivitäten, Umstrukturierungen und veränderte Abläufe angepasst werden und als digitale Gesamtlösung fungieren. Mittelständische Software-Hersteller setzen deshalb im Kundenkontakt oftmals auf persönliche Ansprechpartner. Auf diese Weise können sie schnell auf Änderungen und Erweiterungen reagieren.

Für Maschinen- und Anlagenbauer wird neben dem Projektgeschäft auch der After-Sales-Service immer wichtiger, da hier steigende Umsätze erzielt werden können. Nur wenn dieses zusätzliches Geschäftsfeld Teil einer integrierten Gesamtlösung ist, lässt es sich effizient und automatisiert unterstützen. Da immer mehr Unternehmen der Branche auch global operieren, sollte die ERP-­Lösung auch auf Internationalität ausgelegt sein. So muss die Software in der Lage sein, standortübergreifende Prozesse zu steuern sowie Sprach- und Landesversionen anbieten, die alle relevanten lokalen Gegebenheiten berücksichtigen.

Strukturiertes Projekt- und Dokumenten-Management

Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen: Unterlagen in Papierform verursachen bei Unternehmen nicht nur einen hohen Verwaltungsaufwand, sondern auch erhebliche Kosten. Auch digitale Nachweise wie E-Mails, Faxe, Belege und Vertragsunterlagen zählen zu den anfallenden Dokumenten. Mithilfe des digitalen Dokumentenmanagements in einem ERP-System können sämtliche digitale und Papierbelege revisionssicher archiviert und in einem zentralen Dokumenten-Pool ablegt werden. So sind alle geschäftsrelevanten Informationen orts- und zeitunabhängig abrufbar.

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