Die Corona-Krise hat nicht nur das soziale Leben beeinträchtigt, sondern auch den Geschäftsalltag. Viele Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter arbeiten im Homeoffice, Meetings finden überwiegend per Videokonferenz statt. Langsam normalisiert sich der Arbeitsalltag zwar wieder, die Krise hat jedoch eins deutlich gezeigt: Arbeiten von zu Hause und dabei Kinderbetreuung und Job unter einen Hut bringen, ist in mehr Branchen durchsetzbar als bislang gedacht. Als Schulschließungen, Sicherheitsabstand und Kontaktverbot das Arbeiten im Büro praktisch unmöglich machten, haben viele Menschen von der flexiblen Gestaltung der Arbeitszeit und des Arbeitsplatzes profitiert. Und diese Privilegien werden sie vermutlich nicht einfach wieder abgeben wollen.
Ein Manko, das deutlich wurde, war jedoch, dass in vielen Firmen noch eine Menge Papier im Einsatz ist. Zum Beispiel sind Aufträge, Reklamationen, Versicherungsfälle und Projektdokumentationen oftmals noch nicht digital erfasst. Ohne diese Dokumente ist eine Bearbeitung von zu Hause aus aber nicht möglich. Abhilfe schafft hier der Einsatz eines digitalen Dokumentenmanagement-Systems. So sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nicht mehr an ihren Büroarbeitsplatz gebunden und können von überall aus auf wichtige Dokumente zugreifen, diese gemeinsam bearbeiten und sie natürlich auch in Geschäftsprozesse einbinden.
Zwei Fliegen mit einer Klappe
Immer mehr Unternehmen finden Gefallen an flexiblen Arbeitsmodellen, digitalen Workflows und Cloud Computing. Denn durch den mobilen Zugriff auf Geschäftsdaten und Programme können zahlreiche Prozesse optimiert und beschleunigt werden. Mit unserem Partnerprodukt DocuWare ermöglichen wir unseren Kunden ein modernes Dokumentenmanagement. Dabei wird die Lösung vollständig in unser ERP-System WIAS integriert. So können nicht nur alle geschäftsrelevanten Informationen orts- und zeitunabhängig abgerufen werden, auch werden digitale und Papierdokumente revisionssicher archiviert.
Unterlagen können direkt aus dem ERP-System aufgerufen und in Geschäftsprozesse eingebunden werden. Dank Apps für iOS und Android kann das gesamte Team lückenlos und ohne Wartezeit mit synchronen Informationen arbeiten. Das hat viele Vorteile: Im Büro begonnene Arbeitsschritte können zu Hause fortgesetzt werden. Mitarbeitende im Außendienst sind in der Lage, von unterwegs auf Dokumente zuzugreifen und Auftragsdaten in Echtzeit an ihre Kolleginnen und Kollegen zu übermitteln. Das verbessert zum einen die Work-Life-Balance und damit die Zufriedenheit ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und sorgt zudem für mehr Servicequalität und Vertrauen auf Kundenseite.
Neue Wege auch im Büro
Der durch die Entzerrung gewonnene Raum kann ebenfalls flexibel genutzt werden. Denn je weniger Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter vor Ort sind, desto geringere Flächen müssen für klassische Büros aufgewendet werden. Stattdessen ist Platz für eine Snackbar, Kinderbetreuungsangebote oder Pausen- und Rückzugsmöglichkeiten. Besteht dafür kein Bedarf, können die Büroflächen insgesamt verkleinert werden, was Miete und Nebenkosten senkt.
Voraussetzung dafür ist allerdings eine verlässliche technische Infrastruktur. Um plan- und regelmäßig – oder wie in der Corona-Krise praktisch über Nacht – weite Teile der Belegschaft ins Homeoffice zu schicken, sollten die richtigen Vorkehrungen getroffen werden. Mit DocuWare lassen sich sämtliche digitale und Papierdokumente revisionssicher archivieren und in einem zentralen Dokumenten-Pool ablegen. Dazu ist die Lösung beliebig skalierbar und sowohl in der Cloud als auch serverbasiert verfügbar.
Attraktiver für Fachkräfte
Die Möglichkeit im Homeoffice zu arbeiten, wirkt sich auch positiv auf das Recruiting aus. Vier von zehn Kandidatinnen und Kandidaten der Generation Z lehnen ansonsten das Jobangebot bereits im Vorfeld ab. Das geht aus der aktuellen „Recruiting Trends“-Studie hervor, die die Universitäten Bamberg und Nürnberg-Erlangen jährlich im Auftrag der Jobbörse Monster durchführen. Die Digital Natives der Generation Z gelten in der Regel als gut informiert. Sie wissen um ihren Marktwert und brauchen sich daher nicht mit einem Nine-to-Five-Job zufriedenzugeben. Wer also im Rennen um die klügsten Köpfe am Ball bleiben will, kommt um flexible Arbeitsmodelle nicht herum.
