Praktisch jedes Unternehmen, egal welcher Branche, ist von den Folgen der Corona-Pandemie betroffen. Jedoch leiden insbesondere kleine und mittlere Unternehmen (KMU) unter der Krise. Neben Lieferengpässen besteht die Gefahr, dass von heute auf morgen Mitarbeiter durch Quarantäne-Maßnahmen ausfallen oder sogar der gesamte Betrieb stillgelegt wird. Einer aktuellen Marktstudie der MSR Consulting Group zufolge, sehen 26 Prozent der mittleren (sechs bis 20 Mitarbeiter) und 36 Prozent der kleinen Unternehmen (zwei bis fünf Mitarbeiter) eine mindestens bedrohliche Beeinträchtigung der Unternehmenstätigkeit. Bei den kleinen Betrieben geben 14 Prozent sogar an, dass die jetzige Situation bereits existenzbedrohend sei (mittlere Betriebe: neun Prozent).
Infolgedessen wird zuallererst versucht, die Kosten zu senken. Dabei hat die Krise bereits gezeigt, dass vielerorts Digitalisierungsprojekte notwendig sind. Denn nicht nur jetzt ist es wichtig, ressourcensparend und effizient zu wirtschaften. Die aktuelle Corona-Krise bringt daher nicht nur Probleme und Risiken mit sich, es ergeben sich auch zahlreiche Chancen.
ERP-Systeme helfen bei der Planung
Momentan genießen vor allem die Unternehmen einen Vorteil, die schon seit Jahren ihre Prozesse immer wieder auf den digitalen Prüfstand stellen und die sich mit Investitionen in eine solide IT-Infrastruktur zukunftssicher aufgestellt haben. Dazu gehört zum Beispiel der Einsatz intelligenter ERP-Systeme, die eine zentrale Verwaltung der Informationen und die ortsunabhängige Steuerung der Arbeitsabläufe ermöglichen. Sie geben zudem einen Überblick über die kompletten Abläufe im Unternehmen und alle notwendigen Ressourcen.
Denn aktuell steigt der Druck, schnelle Entscheidungen zu treffen, um beispielsweise den Bedarf an Materialien und Rohstoffen für die Produktion zu kalkulieren. Das Problem: Die meisten Erfahrungswerte aus den letzten Jahren gelten nicht mehr. Wie also entscheiden in dieser Situation? Kapital binden und zu große Bestellungen riskieren? Oder Investitionen zurückfahren und einen Produktionsstopp in Kauf nehmen? ERP-Systeme bieten hier eine gute Hilfestellung hinsichtlich der Prognose und Optimierung von Bestellungen. Auf Basis von Artikel-, Lieferanten- und Lagerinformationen lassen sich Bestellvorschläge im ERP-System mühelos analysieren und optimieren, sodass der richtige Artikel in der richtigen Menge zum richtigen Zeitpunkt beim richtigen Lieferanten bestellt wird.
Digitales Dokumentenmanagement im ERP-System
Abhilfe schaffen auch digitale Dokumentenmanagement-Systeme, die sich reibungslos in das ERP-System integrieren lassen. Dadurch ist es möglich, sämtliche Papierdokumente und E-Mail-Eingänge revisionssicher zu archivieren. Alle geschäftsrelevanten Informationen sind so darüber hinaus orts- und zeitunabhängig abrufbar. Das verbessert nicht nur die Transparenz, sondern hat auch effizientere Prozesse zur Folge. Dabei ist der Zugriff auf die Dokumente unabhängig vom Endgerät im Browser, mit mobilen Apps oder in der Cloud möglich. Zeitaufwändige Datensicherungen und die Angst vor Festplattenfehlern gehören damit der Vergangenheit an.
Diese Datentransparenz einer digitalen Buchhaltung wirkt sich außerdem auch positiv auf die Inanspruchnahme der derzeitigen Corona-Hilfen aus. Da sämtliche Belege auf Knopfdruck abrufbar sind, lässt sich beispielsweise der Jahresabschluss 2019 mit wenigen Schritten erstellen. Neben KfW-Bundesmitteln sind dadurch auch andere Finanzierungen schnellstens verfügbar, etwa Soforthilfen regionaler Förderbanken wie der IFB in Hamburg. Die Anträge können so innerhalb weniger Stunden abgewickelt werden – ein großer Zeitvorteil und damit schnellere Liquidität.
Fazit: Für Unternehmen ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um die ERP-Implementierung voranzutreiben. Denn kaum ein anderer Hebel im IT-Bereich hat positivere Auswirkungen. Hinzu kommt, dass in vielen Branchen der aktuell geringe Auftragseingang nur verschoben ist. Nach der Krise wird es in vielen Bereichen zu einer Nachfragewelle kommen. Wer dann optimal aufgestellt ist, kann sich ein größeres Stück vom Kuchen sichern und gestärkt aus der Krise hervorgehen.
