Die Abkürzung „ERP“ steht für „Enterprise-Resource-Planning“ und bedeutet wörtlich übersetzt „Unternehmens-Ressourcen-Planung“. Es handelt sich um eine Software, die Unternehmen bei der Verwaltung und Nutzung ihrer vorhandenen Betriebsmittel, beispielsweise Produktionsgüter, Kapital und Mitarbeiter, unterstützten soll. Ziel ist es, dass die Betriebe ihre Ressourcen möglichst effektiv einsetzen und ihre organisatorischen Abläufe, Strukturen und Geschäftsprozesse optimieren können.

Hierzu werden für unterschiedliche Unternehmensbereiche Datenbanken angelegt und miteinander verknüpft. Hier liegt auch ein wesentlicher Unterschied zu einem WWS. Denn dieses hat seinen Schwerpunkt auf den Materialfluss ausgerichtet und konzentriert sich vor allem auf die Warenbewegungen im Unternehmen, wie zum Beispiel die Lagerwirtschaft, die Bedarfsermittlung oder die Warenbeschaffung.

Ganzheitliches ERP-System

ERP-Systeme verfolgen einen ganzheitlichen Ansatz und sind deshalb im Optimalfall modular aufgebaut – so wie unsere bewährte Softwarelösung WIAS. Dadurch eignen sie sich für jede Unternehmensgröße und lassen sich problemlos in vorhandene Strukturen integrieren. Dabei agiert ein ERP-System nicht komplett autark. Um eine wirkliche Arbeitserleichterung darzustellen, ist es notwendig, auch Kunden und Lieferanten in die ERP-Struktur zu integrieren. Auch andere Standorte oder zugehörige Firmen können im System hinterlegt werden.

Der Funktionsbereich ist zu dem deutlich weiter gefasst als bei einem WWS. Er umfasst zum beispielsweise die folgenden Bereiche:

Unsere ERP-Software WIAS ist modular aufgebaut und eignet sich somit auch für KMU.

Einkauf: Egal ob kleiner Industriebetrieb oder riesiger Konzern – in den heute komplexen Lieferketten ist es von entscheidender Bedeutung für den Unternehmenserfolg, wie effektiv Waren beschafft werden. Die Verwaltung durch ein ERP-System sorgt dafür, dass die benötigten Waren stets zum richtigen Zeitpunkt und in optimaler Menge zur Verfügung stehen.

Produktion: Nach dem Einkauf folgt in der Regel die Weiterverarbeitung der eingekauften Güter. Beiden Bereiche sind eng miteinander verknüpft. Mittels ERP können die optimal aufeinander abgestimmt werden. Dies ist besonders im Maschinen- und Fahrzeugbau wichtig. Hier besteht die Mehrzahl der Produkte aus verschiedenen Bauteilen, die nach einem festgelegten Schema zusammengefügt werden müssen. Mit einem ERP-System greifen sämtliche Prozesse ineinander und alle Abteilungen können mit einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten.

Dokumentenmanagement: Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen: Unterlagen in Papierform verursachen bei Unternehmen nicht nur einen hohen Verwaltungsaufwand, sondern auch erhebliche Kosten. Durch das digitale Dokumentenmanagement in einem ERP-System lassen sich sämtliche digitale und Papierbelege revisionssicher archivieren und in einem zentralen Dokumenten-Pool ablegen. So sind alle geschäftsrelevanten Informationen orts- und zeitunabhängig abrufbar.

Vertrieb: Eines der wichtigsten Hilfsmittel für den Vertrieb ist heute das CRM (Customer Relationship Management)-Systeme, in denen Kontakt- und Kundendaten gespeichert werden. Diese lassen sich problemlos in ein ERP-System integrieren. Durch diese  Verbindung ist die Verfügbarkeit der benötigten Datenmengen gewährleistet. Der Vertrieb kann per Mausklick Informationen über die Kundenhistorie, aktuelle Aufträge, Lieferstatus oder Zahlungspräferenzen abrufen und die Daten einfach pflegen: Ändern sich die Stammdaten im ERP-System, werden diese automatisch auch an allen anderen notwendigen Stellen geändert.

Finanzen: Alle Einnahmen und Ausgaben können in einem ERP-System dokumentiert werden. Durch eine Automatisierung der wiederkehrenden Arbeitsprozesse können die Unternehmen Zeit einsparen. Verfügbar sind hierfür einzelne Module, die sich entsprechend der Anforderungen für einzelne Branchen und Betriebsgröße anpassen lassen. Auch bei sehr großen Datenmengen ist somit eine schnelle, fehlerfreie Erfassung und Verarbeitung der Informationen sichergestellt.

Personalwesen: Ab einer gewissen Unternehmensgröße lässt sich das Personal ohne eine Softwarelösung nicht mehr effektiv managen. In ein ERP-System lässt sich eine Vielzahl von Funktionen wie zum Beispiel Arbeitszeitpläne, Anwesenheit, Abwesenheit und Abrechnungen integrieren. Für Unternehmen, die stark projektbezogen arbeiten, bieten wir zusätzlich die Möglichkeit, die erfassten Arbeitszeiten auf geleistete Tätigkeiten wie Projekte oder Aufträge zu buchen.

Ein ERP für alle Fälle

Ein ERP-System kann also sämtliche Bereiche und Prozesse eines Betriebes abbilden. Basis ist die gemeinsame Datenbank, in der sämtliche Informationen gepflegt und verwaltet werden. Alle Daten stehen den Beteiligten über das System zur Verfügung und sind nur einen Klick entfernt. Dadurch entfällt nicht nur die mehrfache Dateneingabe. Sich wiederholende Arbeitsabläufe werden auch vereinfacht und lassen sich weitestgehend automatisieren. Das wiederum bedeutet für das Unternehmen Kosten-, Zeit- und Aufwandsersparnisse. Zudem gibt das ERP-System einen umfassenden Unternehmensüberblick. Und der kann entscheidend sein: Nur wer alle Informationen zu offenen Posten oder Auftragsrückgängen kennt, kann fundierte Entscheidungen treffen.