Überblick: Welche Funktionen müssen ERP-Systeme bieten?

ERP-System bilden verschiedene Bereiche eines Betriebs ab
Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme sorgen dafür, dass Unternehmen Ressourcen wie Kapital und Materialien effizient einsetzen. (Grafik: WEDDERHOFF)

Diese Funktionen muss ein ERP-System bieten

Enterprise-Resource-Planning (ERP)-Systeme sorgen dafür, dass Unternehmen Ressourcen wie Kapital und Materialien effizient einsetzen. Mithilfe unterschiedlicher Funktionsmodule lassen sie sich exakt auf die jeweiligen Anforderungen und Bedürfnisse zuschneiden. So ist es möglich, sämtliche Geschäftsprozesse zu planen, zu steuern und zu kontrollieren.

Im Idealfall deckt das ERP-System nicht nur die verschiedenen Bereiche eines Betriebs ab, sondern verbindet sie auch miteinander. Dabei eignet es sich unabhängig von der Größe für fast alle Betriebe – auch für kleine und mittelständische Unternehmen (KMU). Für die folgenden Geschäftsbereiche sollte ein ERP-System Features bieten:

Vertrieb und Marketing:

Ein ERP-System ermöglicht hier schnell und übersichtlich die Erstellung komplexer Angebote und Aufträge sowie Kalkulationen. Das lohnt sich insbesondere für Unternehmen mit vielen Varianten- oder Sonderanfertigungen wie zum Beispiel dem Fahrzeug- und Maschinenbau. Das System verwaltet zudem Adressen, Ansprechpartner, Notizen, Wiedervorlagen sowie Besuchsberichte und führt eine Kundenhistorie. Der Vertrieb kann zu jeder Zeit auf die Daten zugreifen und ist somit laufend über den aktuellen Status informiert.

Produktion:

Die Produktionsplanung und -steuerung bilden den zentralen Punkt in modernen Fertigungsunternehmen. Insbesondere im Maschinen- und Fahrzeugbau besteht die Mehrzahl der Produkte aus verschiedenen Bauteilen, die nach einem festgelegten Schema zusammengefügt werden müssen. Dazu muss die Produktion mit der Beschaffung und dem Vertrieb vernetzt werden. Früher waren dafür aufwendige Schnittstellen zu anderen Systemen nötig. Im ERP-System hingegen greifen sämtliche Prozesse ineinander und alle Abteilungen können mit einer gemeinsamen Datenbasis arbeiten.

ERP-System WIAS
ERP-Lösungen wie WIAS bilden die gesamte Wertschöpfungskette ab. (Foto: WEDDERHOFF)

Produktdatenmanagement:

Von entscheidender Bedeutung für Fertigungsunternehmen aus dem Maschinen- oder Fahrzeugbau ist es, die Produktkomplexität und Variantenvielfalt zu beherrschen – sowohl während der Auftragsgewinnung als auch in der Auftragserfüllung. Im ERP-System laufen alle technischen Informationen und Dokumente zusammen: Angefangen bei Stücklisten über CAD-Dateien aus der Produktentwicklung bis hin zu Daten, die der Vermarktung dienen und dem Produktinformationsmanagement zugeordnet sind. Damit sind die Informationen überall und jederzeit verfügbar. Dazu zeigt das System in der Bearbeitung der Stücklisten auch technische Möglichkeiten und Alternativen auf.

Dokumentenmanagement:

Auftragsbestätigungen, Lieferscheine oder Rechnungen: Unterlagen in Papierform verursachen bei Unternehmen nicht nur einen hohen Verwaltungsaufwand, sondern auch erhebliche Kosten. Auch digitale Nachweise wie E-Mails, Faxe, Belege und Vertragsunterlagen zählen dabei zu den Dokumenten. Durch das digitale Dokumentenmanagement in einem ERP-System lassen sich sämtliche digitale und Papierbelege revisionssicher archivieren und in einem zentralen Dokumenten-Pool ablegen. So sind alle geschäftsrelevanten Informationen orts- und zeitunabhängig abrufbar.

Finanz- und Rechnungswesen:

Alle Geld- und Leistungsströme, die infolge betrieblicher Prozesse entstehen, laufen im Finanz- und Rechnungswesen zusammen. Eine Automatisierung der wiederkehrenden Arbeitsprozesse spart hier viel Zeit ein. Dazu sind in ERP-Systemen Module verfügbar, die maßgeschneiderte Lösungen entsprechend der Anforderungen für einzelne Branchen und Betriebsgröße bieten. Auch bei sehr großen Datenmengen ist somit eine schnelle, fehlerfreie Erfassung und Verarbeitung der Informationen sichergestellt.

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