Augen auf bei der ERP-Planung

Checkliste
Ein genauer Ablaufplan erleichtert die reibungslose Einführung eines neuen ERP-Systems. (Bild: Unsplash.com)

Worauf Sie bei der Implementierung achten müssen

Bei der Einführung eines neuen ERP-Systems geht es darum, die passende Software zu finden, um die unterschiedlichen Abteilungen im Unternehmen in ihrer täglichen Arbeit zu unterstützen und vorhandene Prozesse zu vereinfachen. Anhand unserer Checkliste können sie mögliche Schwachstellen identifizieren und ihren individuellen Optimierungsbedarf festlegen.

Die Einführung eines ERP-Systems bringt viele Veränderungen mit sich. Schließlich sind nahezu alle Abteilungen eines Unternehmens von der neuen Software betroffen. Hier hilft es, sich zunächst mit dem Anbieter des ERP-Systems auseinanderzusetzen:

- Wie lange existiert der Softwareanbieter bereits am Markt?

- Ist der Anbieter auch der Hersteller der Software?

- Ist das Softwareunternehmen finanziell gesund oder gibt es Zweifel an der mittelfristigen Supportfähigkeit?

- Wird die ERP-Software in meiner Branche bereits erfolgreich eingesetzt?

Um sich bei der Vielzahl an ERP-Systemen einen Überblick zu verschaffen ist es ratsam, die Anforderungen ihres Unternehmens mit den Eigenschaften der jeweiligen Software genau abzugleichen. Folgende Kriterien müssen sie berücksichtigen:

- Technische Anforderungen (z. B. Kompatibilität mit vorhandenen Systemen)

- Funktionale Anforderungen (z. B. automatische Preisermittlung)

- Flexibilität (Anpassbarkeit an zukünftige Anforderungen)

- Anforderungen an den Anbieter (z. B. Branchenkenntnisse, Sprache, Referenzen)

- Preis-Leistungsverhältnis

Die detaillierten Punkte lassen sich mit Hilfe einer spezifischen Bedarfsanalyse weiter ausarbeiten. Folgende Prozessschritte lassen sich diesbezüglich definieren:

Prozessanalyse-Workshop

Der Workshop dient dazu, die Anforderungen des Unternehmens genau zu dokumentieren und alle beteiligten Abteilungen aufzulisten, damit alle Prozesse in der Software abgebildet werden können.

Projektteam bestimmen

Das Projektteam kommt regelmäßig zusammen, um eine rasche Einführung der Software zu gewährleisten. Wichtig ist es, alle relevanten Anspruchsgruppen im Unternehmen rechtzeitig zu involvieren und mögliche Bedenken abzubauen. Planen Sie ausreichend Zeit für die Einführung

Feinkonzept erarbeiten

Im nächsten Schritt sollten Sie zusammen mit dem ERP-System-Anbieter ein Feinkonzept der Einführung planen. Legen Sie genau fest, wann welche Schritte erfolgen sollen und überwachen Sie die Einhaltung dieser Vorgaben.

Datenübernahme aus dem Altsystem

Bei der Umstellung auf ein neues System sollte auch der Datenimport von der bislang genutzten Software berücksichtigt werden. Falls Sie für diese Migration nicht genügend personelle Ressourcen haben, können Sie diese Aufgabe häufig auch an den Anbieter des ERP-Systems auslagern.

Systemkonfiguration

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die erfolgreiche Systemkonfigurierung. Auch diese kann durch den ERP-Anbieter durchgeführt werden. Zu empfehlen ist es dennoch, wenn ein Mitarbeiter der IT-Abteilung die Einführung zusätzlich kontrolliert, um auf unternehmensspezifische Besonderheiten rechtzeitig hinweisen zu können.

Systemschulungen mit Echtdaten durchführen

Um ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem neuen ERP-System vertraut zu machen, sind Schulungen besonders wertvoll. Daher ist zu empfehlen, dass dort bereits authentische Unternehmensdaten und Prozesse verwendet werden. Aber beachten Sie: Weniger ist mehr! Überfrachten Sie die Kolleginnen und Kollegen nicht mit zu vielen Informationen. Sie sollten mit dem System arbeiten können, zum Experten können sie sich mit der Zeit entwickeln.

System im Testbetrieb laufen lassen

Geben Sie ihren Mitarbeitern genügend Möglichkeiten, das System zu testen. Auf der einen Seite gewöhnen sich so alle Beteiligten an die Abläufe. Auf der anderen Seite lassen sich so auch Störungen im Testbetrieb schnell beheben, ohne dass schwerwiegende Konsequenzen drohen.

Kontinuierlicher Optimierungsprozess

Nach der Einführung sollte das Projektteam prüfen, ob die Software tatsächlich alle Prozesse optimal unterstützt und wie die Akzeptanz der Software bei den Mitarbeitern ist. Dafür geeignet ist beispielsweise eine regelmäßige Mitarbeiterbefragung

Die Einführung eines ERP-Systems ist im Vorfeld mit mehreren Arbeitsschritten verbunden, wenn die Implementierung erfolgreich gelingen soll. Doch die Mühe lohnt sich. Denn schließlich führt ein ERP-System zu einer deutlichen Arbeitserleichterung und vereinfacht betriebsinterne Prozesse spürbar.

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