Digitale Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sagen dem Papierberg den Kampf an. Um den Schritt in Richtung papierloses Büro zu gehen, vertraut die Kröner-Stärke GmbH aus Ibbenbüren nahe Osnabrück auf unser Partnerprodukt DocuWare. Mithilfe der Enterprise-Content-Management-Lösung (ECM) archiviert der Produzent für Stärkeprodukte in Bio-Qualität sämtliche Papierdokumente und E-Mail-Eingänge revisionssicher. Zudem sind alle geschäftsrelevanten Informationen orts- und zeitunabhängig abrufbar. Dadurch treibt Kröner-Stärke nicht nur die Digitalisierung im Unternehmen voran, sondern gestaltet auch sein Dokumentenmanagement deutlich effizienter, kostengünstiger und schneller als zuvor.
„Hast du die Rechnung zu der letzten Lieferung gesehen und kannst sie mir mal eben rüberbringen?“ Solche Fragen gehörten bei der Kröner-Stärke GmbH früher zum Arbeitsalltag. Das international tätige Unternehmen stellt hochwertige Stärkeprodukte aus nachwachsenden Rohstoffen her. Hauptkunde ist die Lebensmittelindustrie, aber auch die Verpackungs- und Klebstoffindustrie sowie Handwerk und Handel verarbeiten die in Ibbenbüren hergestellten Produkte.
Mit steigenden Auftragsvolumina stapelten sich auch Schriftstücke und Akten in Papierform immer höher auf den Schreibtischen. Die Suche nach den passenden Dokumenten war nicht nur zeitaufwendig, sondern band auch wertvolle Ressourcen. Dazu schützte die manuelle Verwaltung papierbasierter Dokumente nur unzureichend vor Verlust oder dem Zugriff Unbefugter.
Zudem hat Kröner-Stärke in den letzten Jahren verstärkt die Themen Nachhaltigkeit und Bio forciert. Teil der Firmenphilosophie ist es, nur unbehandelte Rohstoffe ohne Einsatz chemischer Hilfsmittel zu verarbeiten. Vor diesem Hintergrund entschloss sich das Unternehmen, der Papierverschwendung mit der Einführung eines DMS den Kampf anzusagen. Marco Koch leitet die IT-Abteilung bei Kröner-Stärke: „Häufig wurde ein Dokument gesucht, das dann irgendwo wieder aufgetaucht ist. Dies hat die Abläufe natürlich stark verzögert.“ In Zeiten der Digitalisierung sei dies nicht mehr zeitgemäß, im Gegenteil: „Es ist heute notwendig, alle relevanten Informationen schnell, transparent und ortunabhängig abrufen zu können. Die elektronische Aktenführung kann sich da als echter Wettbewerbsvorteil erweisen“, sagt Koch.
Papierloses Büro
Ziel von Kröner-Stärke war es, sämtliche Papierdokumente zu digitalisieren und zeitgleich die internen Prozesse zu optimieren. „Wir waren gezielt auf der Suche nach einem DMS, das sich problemlos in unser vorhandenes Warenwirtschaftssystem integrieren lässt“, so Koch. In Anbetracht dessen führte das Unternehmen zunächst eine Ausschreibung durch. Hierbei stellten mehrere Service-Partner ihre Produkte vor. Am Ende des Auswahlprozesses beauftragte Kröner-Stärke uns mit der Umsetzung. Koch begründet die Entscheidung: „WEDDERHOFF ist zertifizierter Vertriebspartner von DocuWare und bringt auf dem Gebiet der elektronischen Archivierung eine Menge Erfahrung mit. Darüber hinaus hat das Unternehmen unsere individuellen Wünsche berücksichtigt und den reibungslosen Anschluss an unser ERP-System sichergestellt.“
Mit DocuWare lassen sich sämtliche digitale und Papierdokumente revisionssicher archivieren und in einem zentralen Dokumenten-Pool ablegen. Dazu ist die Lösung beliebig skalierbar und sowohl in der Cloud als auch serverbasiert verfügbar. „Das System kann als Web-Anwendung von jedem Gerät aus genutzt werden, das einen Browser öffnen kann. Damit ermöglichen wir unseren Mitarbeiter einen unmittelbaren Zugang zu allen benötigten Dokumenten“, hebt Koch hervor. Zunächst ist Kröner-Stärke mit Eingangsrechnung-Workflows eingestiegen. Dann hat das Unternehmen schrittweise verschiedene Dokumententypen wie Lieferscheine oder ausgehende Rechnungen hinzugefügt. Inzwischen ist neben dem Ein- und Verkauf auch die Finanzbuchhaltung an die Software angeschlossen, sodass die gesamte Verwaltung mit dem DMS arbeitet. „Damit gehen wir einen großen Schritt in Richtung Digitalisierung und papierloses Büro“, sagt Koch.
Reibungsloser Übergang
Im Zuge der Implementierung führten wir zunächst Workshops zum Umgang mit der neuen Software durch und erstellte ein Lastenheft. Anschließend konfigurierten wir den Server für das Go-live. Nachdem das System scharfgeschaltet wurde, hielten wir darüber hinaus noch Keyuser-Schulungen ab, um ausgewählte Mitarbeiter von Kröner-Stärke an das System heranzuführen. Zu Beginn der Implementierung war jedoch auch von Kröner-Seite ein nicht unerheblicher Aufwand zur Implementierung und Umsetzung zu leisten.
Auch in Sachen Schnittstellenanbindung bietet das DMS vielfältige Möglichkeiten. So zum Beispiel über das Interface zu MS-Office. Word- und Excel-Dateien lassen sich darüber schnell und einfach in das System einbinden. Auch ein- und ausgehende E-Mails können über das Outlook-Plugin direkt im DocuWare-Archiv gespeichert werden, wo sie jederzeit abrufbar sind. Dabei sind sie auch direkt einem Auftrag zugeordnet. Alle berechtigten Mitarbeiter können sich damit alle einem Geschäftsvorfall zugehörigen Dokumente per Knopfdruck aufrufen und haben Zugriff auf eine lückenlose elektronische Akte. „Das verbessert nicht nur die Transparenz, sondern hat auch effizientere Prozesse zur Folge. Indem wir jetzt jederzeit wissen, wo sich ein Dokument befindet, haben wir Fehler auf ein Minimum reduziert“, freut sich Koch.
Noch vorhandene Papierunterlagen hat das Unternehmen darüber hinaus problemlos eingescannt und per Drag & Drop eingefügt. Bei einer Kundenanfrage kann ein Mitarbeiter nun unmittelbar eine Auskunft geben, ohne sich die Unterlagen aus verschiedenen Ablagesystemen heraussuchen zu müssen. Aber nicht nur der Rechercheaufwand hat sich verringert. Auch Platzeinsparungen und beschleunigte Zahlungseingänge sind laut Koch bereits spürbar. „Mit DocuWare vereinfachen und beschleunigen wir unserer Rechnungsfreigabeprozesse und die Datenaktualität.“ Dies untermauern auch die Zahlen. Beim Austausch eines Multifunktionsdruckers stellte Kröner-Stärke fest, dass 2018 insgesamt circa 25.000 Seiten weniger ausgedruckt wurden als im Jahr zuvor. Auch die Sicherheit wurde durch das neue DMS erhöht, denn alle Datenbanken und Dokumente werden täglich automatisch gespeichert.
Umfassende Beratung
Mit Implementierung von DocuWare hat Kröner-Stärke die Weichen Richtung Digitalisierung gestellt. Für die Zukunft sieht Koch aber noch weiteres Optimierungspotenzial in Bezug auf den elektronischen Workflow. „Wir planen zum Beispiel den Einsatz von Analysetools – Stichwort Business Intelligence. WEDDERHOFF ist dabei wieder unser erster Ansprechpartner“, sagt Koch. Ausschlagend hierfür sei die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Software- und Beratungsspezialisten über das gesamte Projekt hinweg.
