Mit dem DMS DocuWare erfasst Kröner-Stärke jetzt Schriftstücke und Akten elektronisch und archiviert sie revisionssicher. Auf diese Weise sind sämtliche geschäftsrelevanten Informationen orts- und zeitunabhängig abrufbar. Kröner-Stärke optimiert damit seine innerbetrieblichen Abläufe und senkt gleichzeitig die Bearbeitungszeiten sowie den Ressourcenverbrauch. Zudem treibt das Ibbenbürener Unternehmen mit der Neuanschaffung die digitale Transformation im Unternehmen voran.

Digitales Dokumentenmanagement bietet Wettbewerbsvorteil

„Insbesondere im Mittelstand gibt es in Sachen Digitalisierung derzeit noch Nachholbedarf. Das papierlose Büro verschlankt nicht nur die Arbeitsabläufe, sondern erhöht auch Transparenz und Sicherheit. Daher ist die elektronische Aktenführung ein echter Wettbewerbsvorteil“, sagt Manuel Grünefeld der bei uns für den Vertrieb von DocuWare zuständig ist. Mit dem DMS bieten wir eine moderne, flexible und leicht bedienbare Lösung. Der Zugriff auf die Dokumente ist unabhängig vom Endgerät im Browser, mit mobilen Apps oder in der Cloud möglich.

Mit DocuWare lassen sich Schriftstücke und Akten revisionssicher archivieren.

Kröner-Stärke nutzt die serverbasierte Variante von DocuWare. Neben dem Ein- und Verkauf sind auch die Finanzbuchhaltung und Personalabteilung an das System angeschlossen, sodass die gesamte Verwaltung mit der Lösung arbeitet. Über Schnittstellen können MS-Office-Dateien schnell und einfach in das System eingebunden werden. Auch ein- und ausgehende E-Mails lassen sich über das Outlook-Plugin direkt im DocuWare-Archiv speichern. Darüber hinaus lassen sich in dem System ohne Programmierung intuitiv per Drag-and-drop Workflows erstellen, die ein hohes Maß an Kontrolle und Transparenz garantieren. „Die Lösung gewährleistet zudem ein Höchstmaß an Sicherheit und schützt vor Datenverlust, unberechtigtem Dokumentenzugriff und Systemausfall“, erklärt Grünefeld. Auch erfüllt das DMS die datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Großer Schritt in Richtung Digitalisierung

Für den Stärke-Produzent ist die von uns konfigurierte und implementierte Software ein großer Schritt zur Digitalisierung, findet Marco Koch, Leiter der IT-Abteilung bei Kröner-Stärke: „Mithilfe der digitalen Lösung ist es uns möglich, den aktuellen Status beispielsweise von Rechnungen oder Lieferscheinen schnell, transparent und ortsunabhängig abzurufen. Dadurch ist der Rechercheaufwand gesunken und wir sparen Platz und Papier.“ Insgesamt hat Kröner-Stärke so im letzten Jahr bereits circa 15 Prozent der gesamten Ausdrucke einsparen können. Tendenz steigend.